Відповідно до Інструкції з діловодства в господарських судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.02.2013 №28 та погодженої Вищим господарським судом України листом від 19.02.2013 №01-17/315/384/13, позовні заяви, скарги, клопотання, інші документи і матеріали, що стосуються розгляду справ у суді, а також непроцесуальні документи, які не стосуються провадження у конкретній справі, приймає та реєструє в автоматизованій системі канцелярія суду відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02.04.2015 №25 (із подальшими змінами та доповненнями).

      Приймання документів здійснюється з понеділка по четвер з 08 год. 30 хв. до 17 год. 30 хв., у п’ятницю з 08 год. 30 хв. до 16 год. 15 хв. (обідня перерва з 13 год. 00 хв.  до 13 год. 45 хв.), крім вихідних та святкових днів.

     При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком.

     Слід звернути увагу, що відповідно до вимог статті 73 Господарського процесуального кодексу України доказами є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюються такими засобами: письмовими, речовими і електронними доказами; висновками експертів; показаннями свідків.

      Письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього. Учасники справи мають право подати письмові докази в електронних копіях, посвідчених електронним цифровим підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

      Електронні докази подаються в оригіналі або в електронній копії, засвідченій електронним цифровим підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

      За усним зверненням особи, яка подала процесуальний документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

       Пунктом 5.27. Вимог до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55 визначено порядок засвідчення копій документів. Так, відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту (підпис). 

         ПРИКЛАД:

         Згідно з оригіналом

         Директор     Підпис    Ініціал(и), прізвище

         Дата

      Згідно пункту 5.26. Вимог до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затвердженої наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 №55 відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.